メール誤送信防止ツールとは？機能や選び方、おすすめツールを紹介！

まずはツールを導入することなく手軽に行える、5つのメール誤送信対策を解説します。

1.社内ルールを徹底する

メールの誤送信を防ぐためには、社内ルールを徹底しましょう。

ヒューマンエラーを防ぐためには、従業員の意識作りのための社内のルールを定めることが重要です。社内ルールを策定する際には、ルールを細かく設定しすぎないことがポイントです。ルールが厳しすぎると、従業員に負荷がかかり、従業員が不満を抱える可能性があるためです。

2.第三者によるチェックを入れる

第三者によるチェックを入れるのも、メールの誤送信を防ぐ対策の1つです。

メールを送信する前に宛名や内容を第三者に確認してもらうと、自分では見落としがちな誤りを防げるためです。特に重要度の高いメールであれば、上司や同僚にチェックしてもらいましょう。

3.宛先のオートコンプリート機能を無効にする

宛先のオートコンプリート機能を無効にするのも、メールの誤送信を防ぐための対策です。

オートコンプリート機能とは、文字を入力すると、宛先の候補が表示される機能のことです。オートコンプリート機能は便利である反面、同じ苗字や似ている名前の取引先名が多い場合は、宛先を誤って選択しやすいため、注意が必要です。

4.添付ファイルを暗号化する

添付ファイルを暗号化してメールを送信する方法は、メールの誤送信対策の一つとして導入されることがあります。

この方法は、万が一メールを誤送信してしまった際に、権限のない受信者がファイルを開けないようにするのに役立つと考えられていました。
しかし、PPAP（添付ファイルのZip暗号化送信）には、セキュリティ上のリスクや効果の限定性が指摘されており、本質的な誤送信対策としては不十分であるとの見解もあります。

関連資料：よくわかる脱PPAP

5.メールソフトの標準機能を活用する

GmailやOutlookなどのメールソフトに標準搭載されている機能を活用するのも有効な手段です。

例えば、Gmailには送信ボタンを押した直後であれば送信を取り消せる機能があり、Outlookには送信を一定時間遅らせる設定があります。
これらの機能は無料で手軽に利用できるため、専用ツールの導入前やすぐに対策を始めたい場合に役立ちます。お使いのメールシステムの設定を見直し、誤送信防止につながる機能がオフになっていないか確認することをおすすめします。

メールの誤送信を防ぐことを目的としたツールです。
メールの誤送信は、宛先の確認不足や、BccではなくToやCcで送った、添付ファイルを暗号化しなかったなど、おもにヒューマンエラーが原因で起こります。ツールの導入で、宛先の間違いや添付ファイルの扱いを間違えるといったリスクを下げられます。

具体的には、どのような機能があるのでしょうか。メール誤送信防止ツールの、おもな7つの機能を解説します。

送信メールの一時保留

設定した条件によって送信メールを一定時間隔離・保留し、「うっかりミス」を防ぎます。

添付ファイルのWebダウンロード

添付ファイルをメール本文と分離し、パスワードを利用して別途ダウンロードします。

TLS確認機能（PPAP対策）

受信メールサーバーがTLS対応（暗号化通信）しているかを確認し、添付ファイルにパスワードをかけずに送ることもできる機能です。

関連記事：TLS確認機能 (PPAP対策)

フィルタリング添付ファイルの自動暗号化機能

送信者、受信者、ドメイン、キーワード、添付ファイルの有無、時間帯等、さまざまな条件で送信メールをフィルタリングする機能です。

添付ファイルの暗号化

メール送信時に添付ファイルをパスワード付きのファイルに自動変換します。

ヘッダー変換（Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与）

ToやCcに一定個数以上のアドレスがある場合はBccに強制変換します。
また、設定した条件によってCc/Bccに宛先を自動挿入します。

上司承認

メール送信時の上司（承認者）　が承認しない限りメールが送信されません。上司がメールの内容を精査した上で社外に送信されます。

メール誤送信ツールには、どのようなメリットがあるのでしょうか。おもなメリットを3つ、解説します。

信用喪失の予防

メールの誤送信により、機密情報や個人情報が流出する可能性があります。

内容によってはニュースとして報道され、多大な損害になることも考えられるでしょう。メール誤送信防止ツールを利用することで情報流出のリスクを大幅に下げられ、顧客からだけではなく、社会的な信用の喪失を予防できます。

コストの削減

ダブルチェックをするといった、メールの誤送信対策を手動にすると、人件費や時間などのコストがかかります。

メール誤送信防止ツールは導入コストなどがかかるものの、総合的にはコスト削減になる可能性が高いでしょう。個人情報の流出など、多大な損失を防ぐことにもつながります。

作業の効率化

メール送信の都度、手動で誤送信防止対策をすると、多くの手間がかかります。

また、慎重に取り組んでいても、手動では誤送信を完全には防げず、ミスが起こりやすくなるでしょう。
メール誤送信防止ツールを導入すれば、メール送信時にかかる時間を減らし、安全にメールを使えます。

メール誤送信防止ツールにはメリットだけでなく、デメリットもあります。2つのデメリットを解説します。

費用がかかる

ツールの多くは、初期費用に加えて、毎月のようにランニングコストがかかります。
支払いの方法は、月額と年額があります。金額に見合うツールであるかを判断して、導入を決めましょう。

かえって作業量が増えることも

メール誤送信防止ツールの導入によって、手動での確認にはなかった手間が増えることもあります。
誤送信防止機能のチェックや、第三者承認機能など、導入前よりも作業が増えることがあるためです。

多くの企業から、さまざまなメール誤送信対策ツールが提供されています。どのように選べばよいのかを解説します。

1.きめ細かな条件設定で柔軟な運用が可能

自社の状況やニーズ、抱える課題に合わせて、きめ細かな条件設定が柔軟にできるかどうかは、誤送信防止ツールを選ぶうえで重要です。
条件設定が細かくできれば、自社のセキュリティや運用ルールに対応できます。

2.優れたインターフェースと使い勝手

優れたインターフェースと使い勝手が提供されているかどうかも、確認しましょう。

ツールを導入したことによって業務のパフォーマンスに影響がでないように、従業員にとって負荷のないツールを選ぶことは重要です。トライアルやデモツールを活用して、導入前に使いやすさを確認するのも一つの手です。

3.導入・運用が容易

メールの誤送信防止ツールを導入するうえで、導入・運用が容易であるかどうかの確認も必須です。
短期間で導入できるか、運用する際の設定変更は容易であるかなど、導入や運用する際に手間がかからないツールを選ぶことをおすすめします。

4.利用中のメールシステムや環境への対応

導入を検討しているツールが、自社で利用中のメールシステムとスムーズに連携できるか確認しましょう。

Microsoft 365（Outlook）やGoogle Workspace（Gmail）など、既存の環境に対応したツールを選ぶことが重要です。

また、導入形態にはクラウド型やオンプレミス型などがあり、自社のセキュリティポリシーや運用体制に合わせて適切なタイプを選ぶ必要があります。既存システムとの相性が悪いと、導入後のトラブルや業務効率の低下につながる恐れがあるため、事前に詳細な仕様を確認して比較検討することが大切です。

5.サポート体制の充実度

ツールを長期的に安心して利用するためには、ベンダーのサポート体制も重要な選定ポイントです。

導入時の設定サポートはもちろん、運用中にトラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるかを確認しましょう。日本語でのサポートが可能か、電話やチャットなど問い合わせ方法が充実しているかといった点もチェックが必要です。

手厚いサポートがあれば、システムに詳しくない担当者でも安心して運用を続けられ、万が一の際もスムーズに解決できます。

6.セキュリティ基準と信頼性

メール誤送信防止ツール自体がセキュリティリスクにならないよう、十分な安全性と信頼性を備えているかを確認することも欠かせません。

ツールを提供する企業がプライバシーマークやISMSなどの認証を取得しているか、導入実績が豊富にあるかといった点は、信頼性を判断する指標になります。
特にクラウド型のツールを利用する場合は、データセンターの堅牢性や情報の取り扱い方針についても確認し、自社のセキュリティ基準を満たすサービスを選びましょう。

市場には数多くのメール誤送信防止ツールが存在し、それぞれ機能や提供形態、価格設定が異なります。
自社のセキュリティポリシーや運用方法、予算規模に合わせて最適なツールを選択することが重要です。

ここでは、代表的なクラウド型のメール誤送信防止ツールをいくつか取り上げ、それぞれの特徴を解説します。

HENNGE One

HENNGE株式会社が提供する「HENNGE One」は、メール誤送信防止機能を含む、クラウドサービス向けの包括的なセキュリティソリューションです。

このサービスはメールセキュリティだけでなく、複数のSaaSへのアクセスを一元管理するIDaaS（Identity as a Service）機能も提供しており、総合的なセキュリティ強化に適しています。
メール誤送信防止機能としては、送信メールの一時保留、添付ファイルの自動Zip暗号化、Bccへの自動変換、フィルタリング、上長承認フローなどが含まれます。
複数のクラウドサービスを利用しており、ID管理とメールセキュリティを統合して運用したい企業にとって、管理の効率化とセキュリティレベルの向上を同時に実現できる選択肢となります。

Mail Defender

株式会社両備システムズが提供する「MailDefender」は、メールの誤送信防止だけでなく、スパムやウイルス、標的型攻撃への対策といった受信セキュリティも統合したゲートウェイ型のソリューションです。

送信対策としては、添付ファイルの自動暗号化やWebダウンロード化、送信メールの一時保留、キーワードによるフィルタリング、上長承認機能などを備えています。

一方、受信対策では多層的なフィルタリングによって脅威メールをブロックします。
送受信両面のセキュリティを一つのサービスで強化できるため、メールに関するセキュリティリスクを幅広くカバーしたい企業に適しています。

クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しており、企業のシステム環境やポリシーに応じて導入形態を選択可能です。

safeAttachクラウドサービス

株式会社アクセルが提供する「safeAttachクラウドサービス」は、特に添付ファイルのセキュリティ対策に特化したツールです。

このサービスは、PPAP（パスワード付きZipファイルの送信とパスワードの別送）の代替策として有効な機能を提供します。
具体的には、送信メールの添付ファイルを自動的にWebダウンロード形式に変換し、受信者は専用URLからファイルを安全に取得できます。

また、添付ファイルの自動暗号化機能も備えており、送信者が意識することなく、設定されたポリシーに基づいてセキュリティが適用されるため、人的ミスを効果的に防止します。 既存のメール環境を変更せずに導入できる手軽さも特徴で、添付ファイル経由の情報漏えいリスクをピンポイントで、かつ迅速に低減させたい企業にとって有力な選択肢です。

クオリティアが提供するクラウド型メール誤送信防止サービス「Active! gate SS」は、ヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐための強力な機能を備えています。

その代表的な機能の一つが、送信したメールを一定期間サーバー上で止める「一時保留機能」です。この機能では、送信ボタンを押した直後にメールを即座に配送せず、設定した保留時間の間に送信者が自ら内容を再確認できます。送信時には見落としていた宛先のミスや本文の誤字脱字、あるいは添付ファイルの取り違えといった間違いに、送信後の一呼吸置いたタイミングで気付ける点が大きなメリットです。

また、個人の確認だけでなく、組織としてのチェック体制を強化する「上司承認」機能も備わっています。これは、外部へ送信するメールが承認者の確認を経て初めて配送される仕組みで、第三者の視点を入れることで確実に誤送信を阻止します。

Active! gate SSは、こうした一時保留や上司承認に加え、添付ファイルの自動暗号化やWebダウンロード化など、多彩なアプローチで企業のメールセキュリティを支援します。既存のMicrosoft 365やGoogle Workspaceといったクラウドメール環境とスムーズに連携できるため、業務効率を損なうことなく高度な誤送信対策を導入できます。

メールの誤送信による個人情報や機密情報の漏えいは、企業に多大な損害を与えます。
しかし、ヒューマンエラーを完全に無くすのは困難です。メール誤送信対策ツールを導入すると費用はかかるものの、時間や人件費といったコストを抑えられ、情報漏えいのリスクを大幅に軽減できます。

クオリティアは国内メッセージングソリューションやメールセキュリティベンダーの老舗ベンターです。
「Active! gate SS」は、Microsoft 365やGoogle Workspace、LINE WORKSと連携する本格的なクラウド型メール誤送信防止サービスです。

「機能を選べる」「すぐに使える」「高品質なのに低価格」をコンセプトに小規模からでもすぐに使える安心のサービスを、1メールアドレスあたり月額200円（税別）から提供します。
「送信メールの一時保留」「添付ファイルのWebダウンロード」「TLS確認機能（PPAP対策）」「フィルタリング」「添付ファイルの暗号化」「ヘッダー変換（Bcc強制変換・Cc/Bccの自動付与）」「上司承認」の7つの機能を、お客様のスタイルに合わせた2つのプランで提供。

セキュリティと利便性を兼ね備え、メールや添付ファイル経由の情報漏えいを防止します。特に新たにリリースされた「TLS確認機能」はPPAPの課題を根本から解決する新機能です。

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